Mobiliteitsbudget invoeren? Zo pak je het aan als werkgever
Steeds meer bedrijven kiezen voor de invoering van een mobiliteitsbudget als antwoord op veranderende mobiliteitsbehoeften. En dat aantal blijft toenemen, want vanaf 2027 wordt het verplicht in elke organisatie met bedrijfswagens én minstens 50 werknemers. Benieuwd hoe anderen het mobiliteitsbudget invoeren? In dit artikel nemen we je in vier concrete stappen mee door het proces.
01/02/2026
Stap 1: schrijf een mobility policy
De eerste en cruciale stap bij de invoering van een mobiliteitsbudget is een degelijke mobility policy opstellen. Daarmee bepaal je je mobiliteitsstragie: je legt vast hoe je duurzame mobiliteit wilt aanbieden aan je werknemers en welke voorwaarden eraan verbonden zijn.
Wat neem je op in je mobility policy?
· De algemene mobiliteitsvisie van je bedrijf
· Welke mobiliteitsopties je aanbiedt
· Eventuele specifieke voorwaarden of beperkingen, zoals:
· Werknemers kunnen pas instappen als hun huidige leasecontract afloopt
· Een maximumbedrag voor huisvestingskosten binnen het mobiliteitsbudget
Pro tip: Weet je niet goed waar te beginnen? Win dan advies in bij een mobiliteitsexpert. Zo zorg je ervoor dat je policy perfect aansluit bij de behoeften van je organisatie.
Stap 2: communiceer duidelijk naar je werknemers
Zodra je mobility policy op punt staat, is het tijd om je werknemers te informeren. Heldere communicatie is essentieel om het mobiliteitsbudget succesvol in te voeren.
Belangrijke punten in je communicatie:
· Wat een mobiliteitsbudget precies is
· De voordelen voor werknemers
· Hoe werknemers kunnen instappen in het systeem
Vergeet niet te vermelden dat werknemers een schriftelijk verzoek moeten indienen om over te stappen op het mobiliteitsbudget, conform de Belgische wetgeving. Dit kan bijvoorbeeld via e-mail gebeuren. Deze formele aanvraag is wettelijk verplicht, dus zorg ervoor dat je werknemers hiervan op de hoogte zijn.
Stap 3: bepaal de grootte van het budget
Een essentiële stap in het proces is het mobiliteitsbudget berekenen. Dit budget wordt berekend op basis van de Total Cost of Ownership (TCO) van de bedrijfswagen waarop de werknemer recht heeft.
Wat omvat de TCO?
· Leasekost of afschrijving van de wagen
· Verzekering
· Belastingen
· Brandstof- en energiekosten
· Onderhoud en herstellingen
Het is belangrijk om de TCO nauwkeurig te berekenen, zodat je werknemers een eerlijk en aantrekkelijk mobiliteitsbudget kunnen krijgen.
Stap 4: zet een administratief systeem op
Een efficiënt beheer van mobiliteitsbudgetten vereist een slimme administratieve opvolging. Zorg ervoor dat je een systeem opzet om de budgetten correct te beheren en uitgaven te monitoren.
Belangrijke elementen in je administratief systeem:
· Registratie van de individuele mobiliteitsbudgetten
· Opvolging van de bestedingen per werknemer
· Rapportage voor finance en hr
Overweeg om gebruik te maken van gespecialiseerde software of diensten die je kunnen helpen bij het beheer van mobiliteitsbudgetten en die rechstreeks gelinkt zijn aan je sociaal secretariaat, zoals SD Worx of Acerta. Dit kan je veel tijd en moeite besparen.
Het mobiliteitsbudget invoeren: voordelen voor je bedrijf
Een mobiliteitsbudget invoeren vraagt wat voorbereiding, maar de voordelen maken het de moeite waard. Door stap voor stap te werk te gaan en de juiste ondersteuning in te schakelen, kun je een efficiënt en duurzaam systeem opzetten dat zowel je werknemers als je organisatie ten goede komt.
· Flexibele mobiliteit: je werknemers kiezen een mobiliteitsoplossing op maat
· Duurzaamheid: je stimuleert milieuvriendelijke mobiliteitskeuzes
· Aantrekkelijke werkgever: een modern mobiliteitsbeleid helpt talent aantrekken en behouden
Wil je het mobiliteitsbudget op de beste manier invoeren in jouw organisatie?
Download ons uitgebreide e-book of neem contact op met één van onze mobiliteitsexperts voor advies op maat.
Onze mobiliteit is in volle evolutie. Blijft u graag op de hoogte?
Advies rond fiscaliteit en elektrificatie
Nieuwe modellen van wagens, e-bikes, laadoplossingen…
Alles over onze nieuwe diensten en hun voordelen